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5月6日消息 电子邮件，作为现代人最常用的正式交流方式，无论在校园还是职场，都显得格外重要！联系导师，日常工作，申请问询等等，我们每天都会接触邮件，但又有多少人能注意其中的细节，或者能认真准备一封邮件？ 细节决定成败，从来不是骗人的。邮件恰恰是“陌生人”之间最主要的交流的方式，而陌生人之间的互相“了解”往往见诸于透过屏幕的“第一印象”。 01邮件主题 这是经常被忽略的问题，没有主题的邮件经常被当成垃圾邮件！还有一种比没有主题更可怕的是，主题直接是正文开头前X个文字。这种邮件会让收件人感受到极度地不被尊重，对于一封邮件最核心的地方都如此敷衍，这种看法会“牵连”整个邮件内容乃至发件人。 邮件主题既有帮助收件人迅速了解邮件核心内容、节约阅读时间的作用，还可以便捷收件人进行查找检索，因此有无主题，体现了发件人能否换位思考的习惯和思维。 那么邮件主题应该怎么拟？第一，通常情况下不要超过15个字，太长的主题很多邮件系统无法完全显示。第二，主题格式：谁+想干什么事。示例：李月请示合同审批问题；王阳自荐（期望）成为您的学生。 02关于称呼 一定要有尊称，如尊敬的xx，敬爱的xxx，避免使用“亲爱的”“崇拜的”等浮夸的词汇，本意是拉近关系，结果是画虎不成反类犬。 03关于问候语 一般用您好，显得更加尊敬。第一次邮件联系时，特别是向长辈、领导、老师发邮件时，一般需表达“感谢您在百忙之中查阅邮件”。虽然是套话，但能够彰显发件人的谦卑态度，打扰为歉。 04正文一定要简洁 邮件不是情书，都是正式场合的交流工具，有的甚至有法律意义，因此尽量化繁为简，一句话能说清楚的坚决不用两句话。 第一，简明扼要地写明身份，一个人的身份信息有很多种，姓名、性别、年龄、民族、政治面貌、出生年月、家庭背景、教育情况等等，该写哪些？一定要以本次邮件沟通为限，对方大概需要了解到何种程度，你就应该披露到何种程度。 第二，礼貌有度清楚地提出自身需求、沟通目的，礼貌指的是言语不要过于张狂放肆，注意分寸，尽量委婉，特别是提出要求，希望他人配合时；清楚指的是不要因为委婉，而云山雾罩，顾左右而言他，弄得收件人一头雾水，这种情况下，即使收件人能够猜出邮件目的，也可以不清楚为由拒绝，使发件人处于被动状态。 第三，提出自身需求之后，结语部分可以使用“期待您的回复”等词句。如果邮件是请示、咨询，对时效有较高要求，一定要在结尾明确期待回复的时间，并说明理由，避免过于生硬的语气。 05祝福语 有两种格式：一是，此致，敬礼；二是，普通祝福语，如身体健康、工作顺利、生活愉快等。需要注意的是，既不要落入俗套，全部套用一个模板，又不要过分标新立异，使用一些“别开生面的祝福”，如“数钱数到手抽筋”“美若天仙”“当上副校长”，始终要牢记，邮件是陌生人之间的沟通工具，既然不熟，为什么要这么轻佻？ 不是必须要，但有最好！进入职场的人，基本都是有的！ 06签名（落款） 当你是第一次给某人发邮件时，你的签名档算是你的个人名片，收件人可以在签名档里知道你的基本信息，如果有进一步的沟通，可以根据你签名档里留下的联系方式直接与你取得联系。 如果正文中已经提到了个人联系方式等信息，就无需在落款中再次提及。 07用真实姓名作为邮箱昵称 这其实是个细节问题！很多人都会忽略的细节问题。 发过QQ邮件的人都清楚，QQ邮箱的昵称就是 QQ 昵称。所以，对于一封正式的邮件来说，要额外注意这个细节，修改邮箱的昵称，建议用真实姓名。 08关于收件人和抄送人 收件人是主送人，抄送人是指将邮件同时发送给收信人以外的人。抄送的目的是让第三人知悉邮件内容，但一般不需要回复邮件。 09附件一定要列明 第一，附件要命名，而且出现多个附件时，要列明：附件一：xxxx；附件二：xxxx。千万不要出现“新建文本文档”“新建 Word”“新建表格”等附件。 第二，附件如果是修改反馈文档，需标明修改人-修改日期-修改方式，便于收件人查找管理。示例：附件一：罪刑法定原则文献综述-张三-0212-批注修改。 10发送邮件之前要检查 写好邮件一定要，检查！检查！检查！重要的事情说三遍。 检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确。 检查是否存在错别字、语句不通、逻辑不当之处。 检查格式是否美观，对齐、首行缩进、分段、字体、字号等属于排版细节，均须注意。 电子邮件，你会写了吗？
