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通俗的说法有：减少费用、更高的生产力、充分利用资源、更快做出决策。但是这些好像不能给我们带来更好的理解。比如减少什么费用呢？视频会议最基本的功能就是异地召开会议，通过网络为载体实现会议。减少费用就是减少差理费和会议部署费用。我国每年有1.88亿费用是浪费在开会上所需的装饰上的，也就是没有实际意义的东西。
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更高的生产力是指通过网络会议可以速度做出决策，从而提高解决时间。
视频会议可以应用在：
商务洽谈---针对各种类型的大中小型企业用户，方便各企业分支机构、合作伙伴的交流，提高工作效率。
政务会议---针对政府职能部门，节省了由于会议而造成的各种费用和时间支出，免除路途奔波，快捷的传达和反馈会议内容。
远程教学、技术培训—利用视频会议系统通过区域网络进行各地培训，充分利用师资，达到统一教学、培训。
远程医疗----在分散于异地的医院之间部署视频会议系统，可进行联合会诊，不仅可提高医疗质量，降低医院的运行成本，而且还可提高医疗诊断的及时性、准确性，最终达到远程“现场”协作会诊医疗的目的。
远程听审---方便各地法院和律师，不用抱着成堆资料，往返于单位与监狱之间。
招募员工---采用视频会议系统进行员工招募工作，用人主管面试位于遥远地方的考生。最经济的方式，协助公司找到最适合的人才。
总之，视频会议系统其最终的、也是最直接的效益是节省开支，提高效率。
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